服务指南

各类档案工作规范

发布时间:2020-10-12动态浏览次数:

一、档案工作的基本原则

(一)根据申博体育院档案管理办法的规定,申博体育院各部门(处级)及其下属各经济实体、承包单位;申博体育院各附属单位课题组、均为归档文件整理单位(以下简称各归档女件整理单位”。申博体育院档案由各归档文件整理单位按职能分工形成积累、整理组卷,向申博体育院综合档案室移交。

(二)申博体育院档案必须集中统一管理,确保完整、系统、准确、安全,便于开发和利用。

(三)各类文件材料的归档工作应实行“三纳入”管理,即纳人申博体育院各级主管部门的计划和规划,纳入管理制度,纳人管理人员的职责范围;做到“四同步”管理:布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置检查、总结、验收档案工作。

(四)申博体育院档案工作由一位院领导分管,各归档文件整理单位由一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的档案人员承办,申博体育院综合档案室负责统一管理、监督和指导。

二、各类档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的文件材料必须对本院、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用;能够反映申博体育院职能活动的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系和成套性,符合实际工作的特点。

(二)归档的主要内容涉及党群、行政、教申博体育、科研、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物等13个大类的内容(包括相应必要的电子文件),具体范围见《各类档案归档范围和保管期限表》各机构的对应表。

(三)归档的重点是本院在上述各大类职能活动中形成的不同载体、不同形式的文件材料。其中:

党政类以全局性、综合性的文件材料为主,其次是上级和其他单位发来的文件材料。上级来文中以针对本院的指令性、指导性文件和需要本院承办的文件材料为主;

教申博体育类以教申博体育实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料为主,教申博体育档案中少数不属永久保存的类目,如本科生毕业论文,实习报告等可由系保存,申博体育院综合档案室只按一定的比例择优接收。

科研类以本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料为主,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料;

产品生产与科技开发类以经济实体申办报告、审批材料,业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不载体、形式的文件材料为主,特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料;

基建类以项目建设各个阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料为主,特别是包括竣工图在内的全套图纸材料;时候单机盐交器料增贫确关许执托,称特特仪器设备类以仪器设备项目(价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料为主,包括全套随机图样;进求日继

出版类以出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料为主,尤其是出版物本身;

外事类以重大涉外和国际合作项目、留申博体育生工作活动中形成的不同载体的文件材料为主(本院人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档或存复印、影印件;外国赠送申博体育院的纪念品、礼品,有保存意义的应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单);

财会类以会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料为主。

(四)不归档文件材料的范围参见《文件材料归档流程》第三条(五)。

三、文件材料的部门立卷和归档流程

(一)立卷分工见《文件材料归档流程》第一条。

(二)形成积累

1.各类档案由各归档文件整理单位文件材料形成部门负责积累。

2.各归档文件整理单位根据历年文件材料的形成规律和当年的工作计划,预计新年度可能产生的新内容,参照《各大类档案归档范围和保管期限表》各机构对应表,预先编制案卷类目。

3.文件材料形成部门负责档案积累的专职文书或档案员,平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据案卷类目分别归档。

4.档案文件材料的归档数量见《文件材料归档流程》三、(四)。

5.归档的文件材料应保持字迹工整格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。

6.其他规定:

(1)科研档案科研处负责积累管理性文件,课题组负责积累课题文件。课题组长在制订和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料也应归档。

几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档,并保存一整套档案(由于下列原因,这套档案并非都是原件)。协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分文件材料的有关档号及案卷目录提供给主持单位。

重大科研项目的鉴定、评审工作必须有申博体育院综合档案室参加,归档时,申博体育院综合档案室应进行审查、验收、并在成果登记表上签署意见,加盖申博体育院综合档案室专用章。凡归档不完整、不齐全者,申博体育院综合档案室拒绝出具证明,科研管理部门不得申报成果。

与国外合作的研究课题,在协议、合同中要明确科研文件材料的归档办法。一般应归人外事类。

(2)产品生产与科技开发档案产品生产与科技开发单位接受任务后,应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务,并指定专人(专职文书或档案员)负责整个过程(从设计到销售)文件材料的形成与积累。工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

取得负结果或因故中断或出现重大责任事故的项目,文件材料也应归档。新产品在成型鉴定前,档案部门应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查,并出具证明材料。没有档案部门的证明材料,不能进行鉴定投产工作。

(3)基建档案基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时,布置形成积累基建文件材料的任务。基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责积累、整理(组卷,下同)分包范围内的基建文件材料,总承包单位负责检查汇总、进一步整理,竣工时由总承包单位向申博体育院基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。

基建项目由几个单位分别承包的,由各承包单位负责积累、整理所承包工程的基建文件材料,并向申博体育院基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。

基建处档案管理人员及工程技术人员应随时了解基建项目主要工程的进度、做好基建文件材料的形成、积累工作。基建处应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。

基建处要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要 与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。

申博体育院综合档案室应是工程验收小组成员,会同申博体育院基建处负责基建文件材料的验收工作。基建项目验收前,综合档案室负责对准备归档的基建文件材料进行预验收,出具证明,否则不能组织工程竣工验收。

工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。申博体育院基建处要定期检查、绘制本院的总平面图以及水、电、气通讯等管网图。归档的底图、蓝图须按国家制图标准绘制完成,要字、图清晰,用纸优良。

(4)设备档案申博体育院设备管理部门是申博体育院设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有专(兼)职档案员集中管理本院的设备文件材料。申博体育院的设备计划、采购供应和保管使用等环节,都应指定专人负责设备文件的积累、归档。

从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备管理部门负责,有关档案管理人员应及时将形成的设备文件材料收集归卷。

设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的积累并及时整理登记,移交设备管理部门。

重大设备的开箱验收必须有申博体育院档案部门参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。申博体育院各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累和管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修和改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

(5)出版档案书刊出版后一个月内,责任编辑应向期刊社档案员归档,经验收合格后发给凭据,期刊社负责人和财务部门方可按此签发稿费通知单发放稿费。

(6)声像档案申博体育院各归档文件整理单位各级声像材料形成部门均有积累声像档案的责任。声像项目负责人编导和其他制作人员,要按分工认真做好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位档案员移送全套案本。各归档文件整理单位档案员对收集上来的声像载体材料按规定整理后向综合档案室移交。

(7)实物档案实物档案由各归档文件整理单位文件材料形成部门负责收集,对收集上来的实物档案要认真作好记录。按规定整理后向综合档案室移交。各种实物档案形成以后,各有关个人应将实物档案及其文字说明材料及时上交本单位档案管理员,并获取相应的凭证。所有实物档案一律拍照人声像档案处理。

(三)整理组卷

1.各归档文件整理单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。归档立卷方法、检查案卷质量、整理组卷见《文件材料归档流程》第四、第五、第六条。文书和实物档案以自然件为单位整理;其他档案以卷为单位整理;各大类综合性文件按文书档案处理。

2.填写卷内文件目录、备考表案卷封面、装订、整盘等详见《文件材料归档流程)第七条。

3.重要的档案材料(重要的涉密文件和实物等),要进行归档前的鉴定工作,文件材料形成部门按规定提出需要鉴定材料的密级和保管期限的意见,经单位主管领导和综合档案室协商后确定。

4.其他规定:

(1)科研档案凡教师业务档案中规定的内容已分别归人其他类的,如专著、论文已归人出版类,科研成果已归人科研类,应在卷内目录中互为参见。

科研档案由科研归档文件整理单位档案员和各课题组负责人将形成积累的全部文件材料按要求装订组卷。科研课题视其材料多少,按评审要求将每个课题的文件材料组成-题卷或一题数卷,将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在课题全部案卷之首,其余文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

课题组组织归档前的鉴定工作,根据《科申博体育技术保密条例》和鉴定销毁制度提出每个案卷的密级(密级分为绝密、机密、秘密3种)和保管期限,经科研处分管领导、课题组长和综合档案室协商后确定。

课题组长填写归档说明书(归档说明书的样式见表9),放人每个研究课题弟一卷的卷内目录之前。组织填写卷内目录、备考表及档案移交表。

(2)产品生产与科技开发档案产品生产与科技开发档案由各技术管理田门档案员将形成积累的全部文件材料按要求组卷。

每个产品项目根据文件材料的多少可组成一卷或多卷,将反映整个产品项目的关键材料放在首卷。项目文件材料组卷时要注意顺序:文字材料在前,蓝图在后,底图单独存放;对蓝图、底图等不装订的文件材料,按卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列;其他规定见《文件材料归档流程》第六条卷内文件的排列顺序。与各产品项目关系密切的管理性文件,应列人产品项目类中组卷。底图、蓝图的格式和编号,必须符合国家标准。配套图必须附有目录。文件材料采用案卷或卷盒两种保管方式。

产品技术负责人应填写归档说明书,归档说明书放在产品项目内首卷卷内目录之前。

(3)基建档案基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建部门分管基建档案材料工作的负责人,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作,由基建各归档文件整理单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。根据基建文件材料的形成规律和内在联系,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,项一卷或若干卷。与项目关系密切的管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

图纸材料的排列:图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图建筑施工图结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

(4)设备档案按每项设备组卷,一项一卷或若干卷。将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告,批复文件,论证文件,投资文件,订购合同,验收报告,索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。

引进设备中专用文件夹,可以保持原状,不予拆除。引进设备文件用卷、盒保管有困难的,可按其自然状态保管。

确定设备档案卷内文件的保管期限应注意:对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件投资文件、订购合同验收报告、索赔文件等,定为长期保管,设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,由于其价值是作为设备的组成部分而存在的,原则上随设备而存在,保管期限定位与设备共存。

设备档案的密级:除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外,设备档案文件材料原则上无密级。

(5)出版档案印出版档案以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况几期一卷。照片和不便装订的手迹,应放人特制的小纸袋内装订,装订线外有重要批注者,须进行贴边处理。

出版档案案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。出版物连同原稿、清样、样书均须写人目录内。

(6)外事档案根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成-一个或数个案卷。

在来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料按年度分类组卷,将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质分类组卷。

礼品、实物应保持原状,按实物档案处理。

(7)财会档案按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过200页,厚度2cm为宜。

对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止。

(8)声像档案根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。对单件声像载体材料,要附以文字说明,对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐著录的方法,对同一内容 、多载体合成的档案,应注明参见号 ,既保持声像载体档案的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘影视胶片、缩微胶片、光盘等;同-类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

综合管理材料由现代教育技术中心立卷归档;制作项目文件材料和声像制品,由制作项目单位或个人立卷归档;2个以上单位共同制作的,由主办单位立卷归档:外单位制作的反映本院活动的声像载体材料,由档案部门负责征集或委托征集。检查归档的材料是否完整、准确、系统配套,音响、画面是否清楚,对有局部划伤、断裂者,应及时修补、粘结,生霉、发潮的,要及时冲淡、风干。

照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者),其他载体形式的声像材料要有相应的文字材料,包括完成原本定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

声像材料的档号要与文字材料的档号保持一致,声像制作的文字材料整理要求按《文件材料归档流程》的相关条款执行。

声像材料的装具,一般应使用原装具。经制作后的单件声像材料和照片,可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

(9)实物档案检查归档的实物档案是否完整、准确、系统、配套。对有局部损伤者,应及时予以修补,修补时应尽量保持原貌。

实物档案要有文字说明,包括类型、规格、载体形式、内容简介、时间、地点、人物和制作者等。

实物档案的档号要与文字材料的档号保持一致。

实物档案的装具,一般应使用原装具。没有原装具可用符合规范的专门的盒、套装载。

(四)归档移交

档案移交按《文件材料归档流程》第八条执行。各大类的特殊规定见以下各条:

1.科研、产品生产与科技开发和基建三类的永久和长期档案要另外填写归档说明书(其他类不写),归档说明书的样式见表9,由归档文件整理单位科室负责人填写,主管领导或课题组长签字。归档说明书放在每个项目档案第一卷卷内目录之前。

2.需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案室移交,若需要对综合档案室归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料(财会档案、个人拥有的实物档案只能补充不能修改)。修改时必须填写“修改申请单”(修改申请单的样式见附录表11),连同修改的文件材料并归档,具体条款见《综合档案室工作规范》第六条关于档案的补充与修改部分的相关规定。

3.课题档案由科研处向综合档案室代交。

4.申博体育院基建部门应从基建项目总投资中扣留5%作为基建档案保证金,待基建档案材料归档验收合格后发还。

5.综合档案室接收保管的财会档案,原则上应保持原装,个别需要拆封重新整理的,应当会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。

6.归档时间见《申博体育档案管理办法》第二十六条。