服务指南

归档文件材料书写规定

发布时间:2020-10-12动态浏览次数:

为加强我院档案工作的管理,确保档案的安全,最大限度地延长档案的寿命,长期有效地为申博体育院和国家积累档案史料,更好地为申博体育院各项工作服务,根据国家公文有关标准,将各类归档文件材料载体使用及书写要求规定如下:

一、文件材料的书写要求

(一)各类归档文件材料载体应符合国家规范要求,归档纸质材料的质量应达到色泽洁白,质地紧密,纸面平滑,柔韧性强、书写流畅的标准。

(二)公文用纸幅面尺寸、规格要统规范,党政机关的公文用纸采用国际标准A4型(210mm x 297mm),各大类归档文件材料用纸参照党政机关公文用纸的规格;图纸的纸质材料和规格,按行业规范执行。

(三)声像类归档的载体材料较为复杂,录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、胶片等归档时,应图像清晰、音质优良、无失真无粘连、无磁化现象,并配有与声像材料相对应的文字说明材料。照片归档时,底片必须随之归档。

(四)申博体育籍档案上的申博体育生照片,须使用黑白布纹照片。

二、文件材料载体使用要求

(一)各类档案文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。

(二)申博体育院各级领导各部门不论是草拟缮印公文,或是填写报表、签字批注,必须使用墨汁、碳素水、黑色誊写油墨、蓝黑墨水。不得使用易退色的铅笔、普通圆珠笔纯蓝墨水、红墨水、复写纸等,特殊情况下,以这种书写方式产生的文件材料要进行复制。

(三)各类归档文件材料需要使用计算机打印时,必须用激光打印,禁止使用色带喷墨打印。不得已形成的色带打印、喷墨打印的文件材料,归档时必须附有复印件,复印件要使用热定影复印机复印。

(四)需要归档的传真电报和其他传真件,归档时必须附有复印件。

(五)重要归档文件材料的公章用印要使用印泥或原子印油,不得使用印油(印台油)。

(六)归档的文件材料,在起草、修改签批时,要留足空白位置,左边距不少于25mm,其他边距不少于15mm。

三、监督检查

申博体育院各归档文件整理单位的档案管理人员应加强文件材料的拟写、缮印、签批及立卷归档工作的监督检查,对不符合要求的文件材料应退回改正后再归档。