服务指南

文件材料归档流程

发布时间:2020-10-12动态浏览次数:

一、立卷分工

(一)申博体育院实行由文件材料形成或文书处理部门及课题组立卷归档制度,各归档文件整理单位应做好文件材料的形成积累、整理组卷和归档移交工作。

(二)申博体育院档案由各归档文件整理单位按职能分工归档。

(三)上级和所在地、市级来文,全校性、综合性的文件材料,党群部分由申博体育院党委办公室负责归档,行政部分由院长办公室负责归档;专业性或具体业务性的按职能划分,由各承办单位(归档文件整理单位,下同)负责归档。

(四)归档涉及多个单位(归档文件整理单位)的大类,需要2个以上单位共同办理的文件,由主办单位负责归档,其他单位应将整理好的文件材料向他们集中,非主办单位不移交归档。

(五)以党委、申博体育院名义的发文,由党办、院办分别归档;以各单位名义的发文,由各单位归档。

(六)党委和申博体育院召开的代表大会 、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由申博体育院党办或院办分别归档,职能部门以党委和申博体育院名义召开的全院性专门会议所形成的材料,由主办单位归档。

(七)院内各单位向党委、申博体育院的请示报告正文及相应批复、批转的原件、底稿,由党办或院办归档;报文单位保留复制件。

(八)各临时机构、撤销机构形成的文件材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交申博体育院综合档案室保存,任何人不得擅自带走或销毁。

(九)重要的人民来信来访材料由承办单位归档。

二、形成积累

(一)各归档文件整理单位根据历年文件材料的形成规律和当年的工作计划,预计新年度可能产生的新内容,参照《各类档案归档范围和保管期限表》各机构对应表,预先编制案卷类目。

(二)各归档文件整理单位要将平时办理完毕的文件,随时按照案卷类目分别归档。

三、归档的原则、重点、数量和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档的原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的文件材料必须对申博体育院 、社会有史料和研究价值,具有参考或凭证作用。能够反映申博体育院各部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。循其自然形成规律,保持文件的原貌,保持彼此间的有机联系和成套性特点。

(二)归档的主要内容见各类档案工作规范、归档范围和保管期限表。

(三)归档的重点是本院形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本院的指令性、指导性文件和需要我院承办的文件材料。

(四)归档文件材料的数量为:文书档案正件两份(本单位形成,有本单位红章的正件两份;其他单位正件一份,另加复制件一份。),底稿一份(本单位任何形式的底稿都要有主管领导签字)。非文书档案正件一份。重要的教申博体育文件、研究生论文、专著、优秀教材等除原稿外,要酌加副本;科研报告底稿一份,复制稿一份,原始资料全部;设备项目档案随机;其他项目档案一份;蓝图、底图各存一份;声像档案母盘(带、片)一份,复制件一份(复制件要标明) ;其他档案重要和经常使用的应酌加副本。

(五)不归档文件材料的范围:

1.上级机关普发的供参阅、不办的文件;

2.上级机关下发供工作参考的抄件;

3.未定稿的文件(包括上级机关的征求意见);

4.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

5.未定型正式施工前的草图、蓝图、工时定额;

6.未生效的合同、协议书、单据;

7.重份文件和重份图纸;

8.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

9.不退、不用的稿件,非定稿的稿件;

10.无查考价值的事务性临时性文件;

11.未经会议讨论、未经申博体育院领导审阅、签发的未生效的文件、般性文件的历次修改稿打印文件的各次校对稿(申博体育院主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

12.未按管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

13.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料;

14.无特殊保存价值的信封, -般性表态 ,询问一般性问题,提出一般性建设性意见的人民来信;

15.申博体育院内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;

16.为参考目的从各方面收集的文件材料;

17.本院负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料;

18.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

以上不归档材料如认为必要,也可有选择地作资料暂存。

四、归档、归档立卷方法:

(一)2002年1月1日以后,文书和实物档案以自然件为保管单位整理归档;其他各类档案仍以卷为保管单位整理归档。此前,以卷为保管单位形成的档案暂时维持原貌。文书档案的范围包括:党、政类以及其他各类的-11综合类档案。

(二)归档的文件以每份文件单独计算为一件。请示与批复,来文与复文,原件与复制件,转发文与被转发文,正本、定稿和历次修改稿,正件与附件按件计算(附件的种类包括字材料附图册、附表册和声像材料等);各种报表、名册、图册、书刊等按原装订方式,册(本)为一件;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)为一件;蓝图、底图以一组有机联系的图纸为-件;文件处理签与被处理文本合为一体;“修改申请单”与修改文件原文组合为一件。

(三)归档立卷组合

先将文件按其形成或针对的年度分开,再将文件按其内容所反映的问题、事物分开,最后将文件按规定的保管期限分开。

1.分年度:

一般文件归入文件形成年度;

请示与批复,归入批复年度;

规划、计划归入文件内容针对的第一个年度;

总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度;

预决算、统计报表等,归入文件落款日期所属年度;

会议文件归入会议闭幕的年度;

案件归入结案年度;

法规性文件归入公布和批准年度;

按申博体育年处理的文件归入专门年度;

回顾、纪念性文件归入定稿或发表年度;

没有时间的文件归考入证、推断年度;

正文与定稿、历次修改稿,来文与复文,请示与批复归入装订在前面的年度;

多份个人文件装订在一起的(要标明起止时间)归入起始年度;

转发文件归入转发年度;

科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度;

跨年度的出版物归入出版年度;

不同年度的文件应分开排放。

2.分问题、分类别:

申博体育院在管理和业务活动中形成的业务文件调研文件等,按单一问题组合;

会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷(党政文书档案只涉及组合,不涉及组卷。下同);

非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;

工作计划、总结等文件,按责任者或名称组合;根据文件的数量,可组成一卷或数卷;统计、报表、名册等按名称组合;

简报按名称或期号组合;

人民来信按信件作者组合;

科研、产品生产与科技开发、基建、仪器设备的项目档案,按课题项目组合;出版档案的出版物以出版物名称组合。管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首,其余材料可按性质分别组卷;

不同类别的文件材料,必须分别排列组合。

3.分保管期限:

整理归档文件材料时,按相关类别的归档范围和保管期限表将文件材料按永久、长期、短期分开,只对本单位的工作有临时参考价值的文件材料,留本单位保存,可不向综合档案室移交。

(四)文件的排列

文件材料按问题、重要程度或时间顺序排列:

同一件文件材料按批复在前,请示在后;批示在前,报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后,定稿在前,历次重要讨论稿在后;原件在前,复制件或手抄件在后;回复性文件在前,报请性文件在后;转发件在前,被转发件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;汉文本在前,少数民族文字在后;中文本在前,外文本在后;文件处理签在前,被处理文本在后的序列装订。

同一年度的请示与批复、批示与报告、函与复函排列在一起归档,不在同一能度的,可分别归档,但须在备注栏用文字说明并予以参见。

上级文件集中排列在本级文件之前,下级文件集中排列在其后;同一事由的文件按文件形成时间的先后顺序排列或按文件的重要程度排列;不同事由的文件按不同事由形成时间的先后顺序排列;会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。

“修改申请单”放在被修改文件之前,原文之后。

其他文件材料均按时间先后顺序排列。

汇编合订本文书档案按文号顺序排列,没有文号的按著者姓名汉语拼音顺序排列。

五、整理组卷

(一)在不影响文件材料有机联系的情况下,以卷为保管单位的文件,同一类目的卷内文件按永久、长期在前,短期在后的顺序排列;以件为保管单位的文件,盒内文件亦按永久、长期在前,短期在后的顺序排列。以卷(或件)为单位装订的案卷,排列顺序都要与目录保持一致。

(二)检查文件材 料是否则需裁切、贴边折成A4规格。较大的图表按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面,折痕尽量位于字迹间隙处;不便成卷装订的文件材料,可用卷盒(袋)方式保管;底图采用卷筒或平放两种方式保管,严禁折叠。蓝图底图可以不装订(透明底图必须用缝纫机打图边,并贴上标签。),但要填写编号及与文字报告一致的档号。

(三)拆除文件上的金属装订物和宜变脆的塑料物,对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊。字迹模糊的复制后(加盖复制件章)与原件放在一起。案卷装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。

(四)文中密不可分的插图照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写档号、图号或编号,作为附件附在文字材料之后共同组成保管单位,按图号或编号排列;与文字材料密不可分配套的声像载体材料,留复制件一份(复制件要标明)随文字材料归档,其余均归入声像档案但要按规定内容在纸质载体、不同声像载体之间进行参见。参见的统一格式为:参见两字的后面加档号加文件题名。

(五)成卷装订的卷内文件材料在装订后编页号,起始号为1,卷内文件无论单面或双面只要有书写文字(下同),均应一面编一个页号,页号的位置在非装订线一侧的右下角。在卷的最后一页编起止页数(卷内目录、备考表不编人页号、不计入页数)。

(六)以件为单位装订的文件,在每份文件的右上角(如影响文字,可移到文件上方的其他空白处)加盖档号章,并填写其中各项。在每份文件的最后一页编起止页数。

文书类归档文件实行两套制,套进行文件级整理;一-套按不同发问字号进行整理,加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集,封面上不标注保管期限。

(七)同一内容或同一项目的文件材料数量多时可酌情分卷(分盒),每卷不超过200页,并可以根据文件材料的内在联系,在题名后以第一卷、第二卷、第三卷...分别标示;对问题单一,文件材料较少者可组薄卷;

(八)除有特殊要求外,文件材料书写与载体使用、档案装具、案卷、目录和各种表格、卡片的样式、内容、规格、用纸应规范统一。书写与载体使用见《归档文件材料书写规定》;档案装具、目录、案卷和各种表格、卡片的样式、内容、规格、用纸依照《第七部分档案装具、目录和表格式样》选用。某些特殊规格用纸以国家有关标准为准。

(九)对具有保存价值,但未及时归档的零散文件、补充文件,以件为保管单位的,插在当年归档文件的最后,以卷为保管单位的,在当年所有文件之后另组一卷,与有关文件内容相关者,还要在相关目录中互相参见,注明“此件与X件同一事由”。

(十)“修改申请表”放在被修改文件之前,原文之后,与原文组合为一件;并在相关目录中注明“此件包括修改文件”。

六、检查案卷质量

(一)根据申博体育校工作和为国家积累历史文化财富的需要,准确判定文件材料的保存价值,检查是否有遗漏或不需要归档的材料。

(二)检查文件的成分是否齐全、完整。

(三)检查文件的联系,依照案卷类目纠正案卷之间文件归类不统一、相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

(四)根据归档范围和保管期限表检查文件保管期限是否有差异。

(五)检查文件的公章和签名是否漏盖、漏签。

(六)检查文件的数量是否缺少,是否缺页少件。

(七)检查归档的文件是否内容真实、手续完备,是否符合《归档文件材料书写

规定》的要求。

(八)检查文件是否符合归档立卷方法的有关规定。

七、填写文件目录、备考表、案卷封面,装订,整盘

(一)填写归档说明书(仅限于科研、产品生产与科技开发和基建三类的永久和长期档案使用) ,归档说明书的样式见表9,由归档文件整理单位科室负责人填写,主管领导签字。归档说明书放在每个项目档案第一卷卷内目录之前。

(二)填写文件目录

文件目录位于卷内文件之前,必须用激光打印机打印

1.以卷为保管单位,卷内和案卷目录的项目

(1)序号:以卷内文件排列先后顺序填写的号码;

(2)文号:文件制发机关的发文字号,如:“国发[ 1998]6号”其中[ 1998]不得简写成[98];

(3)责任者:制发文件的组织或个人,对文件负有责任的发文机关或署名者。责任者应按文件照录,可写通用的简称,不能使用“本部”、“本局”、“本单位”等含义不明,难于判断的简称;联合发文责任者应填写标注发文机关字号的机关。领导人讲话或以领导人名义发布的文件,可填写领导人姓名;

(4)题名:即文件标题,一般照实抄录,对原有题名不要随便更改和简化,无标题或标题不能说明文件内容的,可自拟标题,外加“[ ]”号。例:标题为“会议纪要”的文件,应概括出主要内容写为“[校长办公会议纪要]”,并写明会议的时间和主要内容;附件的题目按附件序号依次列出,题名前加“附件X";卷次在题名之后成为题名的一部分;

(5)日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯文字标注,可省略年、月、日文字,在表示年、月、日的右下角加“。”号,例: 999.09.09没有落款日期的文件应根据其内容考证后填写。实际填写时可将月、日数字回行填写;

(6)页号:卷内文件每一页的顺序编号,页号采用阿拉伯数字流水编写,不得漏编、重编;

(7)页次:卷内文件起止页的编号。以卷为保管单位,最后一份文件的最后一页应填写起止页号;

(8)密级:有保密要求的档案,文件材料形成部门按规定提出每份文件或每个案卷的密级(密级分为公开级、国内级、内部级、绝密、机密、秘密六种,公开级和国内级可不著录。) ,并会同综合档案室确定;

(9)存址:案卷存放库房的代号;

(10)备注:注释文件需要说明的情况,如缺损、修改、移出、销毁、插人文件等,不同申博体育历层次的教申博体育文件在此标明申博体育历层次;

2.以件为保管单位,归档文件目录的项目

(1)件号:填写室编件号;

(2)责任者同上;

(3)文号同上;

(4)题名同上;

(5)日期同上;

(6)页数每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页,空白页不计。请示与批复(含多级请示文)、正本与定稿及历次修改稿(编目时应注明第-稿、第二稿.....稿等)作为一件时,各稿本页数相加为该件的页数;

(7)备注同上(如文件有密级、存址和其他需要注释的情况填在此项)。

(三)填写备考表

备考表位于盒(卷)内文件之后,必须用激光打印机打印。

1.本盒(卷)情况说明:填写盒(卷)内文件的完整、准确程度缺损修改、补充、移出销毁、本盒(卷)文件材料和图纸的总页数等情况。归档立卷后,上述情况由档案管理人员填写并签名、标注时间;

2.归档立卷人:由组成本盒(卷)的专、兼职档案员签名;

3.检查人:由对盒(卷)质量进行审核的责任者签名,检查人是立卷单位负责人;

4.整理(立卷)时间:填写整理(立卷)完毕的时间。

(四)填写封面

若不能激光打印,可用碳素墨水书写

1.案卷标题要标明卷内文件的主题内容。案卷标题要求结构完整、体式一致,一般包括卷内文件主要责任者、内容、文件类型、名称和文种。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件部件、阶段的代号和名称。除会议文件外,不得用“xx x文件材料”,除-般函件外,不得用“xXX来往文书”。案卷标题不超过50个字;进口设备的外文案卷标题、控制在100个字符以内;

2.归档单位:负责文件材料的积累、组卷、向综合档案室移交归档文件的单位;

3.起止日期:卷内文件形成的最早和最晚日期;

4.保管期限:依据档案归档范围和保管期限表,确定档案的保管期限(永久、长

期、短期);

5.密级:同上

6.档号:包括全宗号、年度号、分类号、案卷号;

7.全宗名称:形成档案全宗的单位和个人;

8.年度:文件形成的自然年度;

9.门类:归档文件所属的一级类目。

(五)装订

装订前应将文件按定方式对齐。以卷为保管单位的文件,采用左侧装订应将左、下侧对齐:以件为保管单位的文件,采用左上角装订的.应将左上角对齐,采用左侧装订的,与以卷为保管单位的文件对齐方式相同。

装订案卷采用三孔线法,用棉线装订。文件较薄(2~ 39页)用缝纫机装订;文件较厚(40页以上)用三孔一线左侧装订。装订要牢固,达到文件不损页,不倒页,不压字。孔左边距: 15mm;上下边距:50mm。

(六)整盘。整理组卷之后,所有打印的归档文件材料均应依目录顺序整理考盘,准备移交档案时报盘。

八、移交档案

(一)各归档文件整理单位的档案员负责将整理好的文件材料及相应的移交目录(归档文件(案卷)移交目录见表4,声像档案移交目录见表6,实物档案移交目录见表8)向综合档案馆(室)移交。

(二)归档验收:移交档案时,交接双方要当面检查,综合档案馆(室)根据有关标准和移交目录验收档案的数量和质量(验收归档材料是否完整、系统、准确、真实,发现虚假档案应报请上级批准,予以剔除。卷内材料的组卷、排列编号、书写是否符合要求,实物是否与文字材料对应。),不符合要求者,综合档案馆(室)有权退回,限期改正后重新移交。

(三)移交手续:验收合格后,移交者、移交单位主管领导、综合档案馆(室)负责验收的人员要同时在移交表上签字,一式两份,签字生效,双方各执一份保存备查。移交档案材料同时移交相应必要的电子文件。

(四)归档时间:按《申博体育档案管理办法》二十八条的规定办理。